• Sonja Stirnimann

Schreibblockade unter investigativem Zeitdruck?

Die Zeit läuft. Gegen uns. Zumindest so fühlt es sich für das Team jeweils an, wenn die Berichterstattung während einer Sachverhaltsermittlung thematisiert wird. Warum sprichst du vom Bericht, bevor wir überhaupt ermittelt haben? Ganz einfach: weil ich das Ziel vor Augen habe.




Zeitpunkt der Berichterstattung


Man kann sich bildlich vorstellen, wie sich die Augen rollen, wenn bereits bei der Erarbeitung der Untersuchungs- oder Prüfstrategie das Thema «Berichterstattung» Raum erhält. Und zwar sehr viel. Abhängig vom jeweiligen Ermittlungsteam löst dieser frühe Fokus auf das Endprodukt Fragezeichen aus. Die Erfahrung über die letzten 25 Jahre hat mir jedoch gezeigt, dass es nie zu früh ist, den Bericht bereits zu Beginn auf die Agenda zu setzen. Mein Kollege meinte vor wenigen Stunden salopp – und ich kann das nur bestätigen, wenn wir von der Berichterstattung sprechen: «Friktionen soll man nie planen, die kommen sowieso». Genauso bei der Berichterstattung.


Fallstricke der Berichterstattung


Ich gehe davon aus, dass wir uns unbestritten alle vertiefte Gedanken machen bei der Ausgestaltung und Definition des sogenannten «Scoping» - dem im engeren Sinne zu erfüllenden Untersuchung- oder Prüfauftrages. Grund für diese professionelle Herangehensweise ist der nach wie vor oft anzutreffende und tunlichst zu vermeidende – oder zumindest zu reduzierende – «Expectation Gap». Der verheerende Unterschied zwischen den Erwartungen seitens Auftraggeber und der vom Auftragnehmer gelieferten Leistung. Dieser kann im Rahmen von Prüf- wie auch Untersuchungsmandaten auftauchen.


Dieser bewusst gewählte Fokus zur Eliminierung des «Expectation Gap» berücksichtigt in der Praxis jedoch leider nicht immer das finale Produkt einer Prüfung oder Untersuchung. Der Berichterstattung wird oft zu wenig Beachtung geschenkt, in dieser ersten Phase der Abstimmung von Erwartungen. Der daraus entstehende «Expectation Gap» kann sich in verschiedenen Formen zeigen. Beispielhaft aus der Praxis einige Gebiete, die anfällig sind für Fallstricke, wenn die Erwartungen nicht sehr explizit abgeholt werden:


- Adressatenkreis

- Struktureller Aufbau

- Umfang

- Detaillierungsgrad

- Einarbeitung der Evidenz (Verweise auf Beweise)

- Formatierungen


Die Liste ist nicht abschliessend zu verstehen und ich bin überzeugt, auch Sie in Ihrer Praxis sind immer wieder mit diesen Herausforderungen konfrontiert. Jeder wird für sich im Laufe der Jahre das eine oder andere Erfolgsrezept erarbeitet haben und es laufend ergänzen. So geht es zumindest uns.


Die Erwartungen an den Bericht


Sie alle haben Erwartungen an entweder:

- die von Ihnen in Auftrag gegebene Prüfung oder Untersuchung

- die von Ihnen durchgeführte Prüfung oder Untersuchung


Und es liegt auf der Hand, dass beide Erwartungen enorm hoch sind. An sich selber (von uns durchgeführt) und an die anderen (in Auftrag gegeben). Wenn diese beiden hohen Erwartungen nicht deckungsgleich sind – oder zumindest annähernd – laufen wir alle Gefahr, enttäuscht zu werden und uns in diesem «Expectation Gap» wiederzufinden. Dieser kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern insbesondere auch enorm viel Nerven. Lassen wir dies vermeiden. Ein paar erste Gedanken – direkt aus der Praxis


a) Explizit zu berücksichtigen ist die Tatsache, dass die Verständlichkeit für einen Dritten einer solchen Berichterstattung konsequent sichergestellt sein muss. Die Gefahr, dass sich die Berichterstattenden in Details verlieren und den Gesamtkontext nicht herstellen, ist latent immer gegeben. Gegenmittel: das sogenannte «Big Picture» auch während der Berichterstattung immer wieder sicherstellen.


b) Den Aufbau und somit die Struktur gilt es bereits zu Beginn in der ersten Phase der Prüfung und Untersuchung darzustellen und mit dem Auftraggeber abzusprechen. Änderungen werden erfahrungsgemäss sowieso wieder erfolgen, aber man hat eine erste gemeinsame Basis.


c) Die Länge des Berichtes löst immer wieder Diskussionen aus. Während die einen wünschen, so kurz wie möglich, wollen andere am liebsten ganze Bücher sehen. Auftraggeber wie Auftragnehmer sollen sich dieser unterschiedlichen Erwartungen bewusst sein und darlegen, wie der Auftrag und die daraus abgeleiteten Aktivitäten im Bericht und dessen Länge reflektiert werden sollen.


d) Wissen wir bereits, wer diesen Bericht alles lesen soll und ob dieser Kreis ausgeweitet werden könnte? Falls ja, in welche Richtung mit welchen weiteren Adressaten? Auf diese gedankliche Reise soll der Auftraggeber abgeholt und mögliche Szenarien abgeleitet werden.

e) Und zu guter Letzt: jeder Auftraggeber hat eigene Vorstellungen wie so ein Bericht auch optisch aussehen soll. Fragen wir danach. Das spart uns viel Abstimmungsaufwand und allenfalls auch Klärungsbedarf am Ende der Prüfung oder Untersuchung. Ich sage immer – ob der Elefant nun rosa oder grau sein soll, ist mir egal. Solange der Inhalt (Elefant) dem entspricht, was wir während unserer Prüfung oder Untersuchung erhoben haben.


Fakt ist, je früher der Bericht und dessen Ausgestaltung konkrete Formen annehmen kann, durch klar formulierte Erwartungen, desto höher sind die Erfolgschancen in Bezug auf Effektivität und Effizienz. Und ein schöner Nebeneffekt hat diese vorausschauende Arbeit an der Berichterstattung ebenfalls: Schreibblockaden während der Berichterstattung können eliminiert werden. Schreiben unter Druck wird zur Ausnahme. Denn der stetige Prozess der Berichterstattung ist bereits im Gange - mal im Hintergrund, mal im Vordergrund.


In dem Sinne wünsche ich Ihnen bei all Ihren Unterfangen «das Ziel vor Auge» - die Fixierung auf einen einzigen möglichen Weg ist meistens hinderlich! Auch bei der Berichterstattung von Sachverhaltsermittlungen.


Ihre

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