• Sonja Stirnimann

Warum regelmässiges Schreiben Sie erfolgreicher macht

Erfolg steht Ihnen gut. Allen. Insbesondere dann, wenn Sie sich vielleicht um Themen wie Cyberangriffe, Betrug, Compliance-Verstösse, Geldwäscherei, Reputation, IT-Sicherheit, Sanktionen oder ähnliche Tabuthemen und Krisen kümmern. Für Ihr Unternehmen oder Ihre Kunden.




Historie des Schreibens im digitalen Zeitalter


Warum schreibt der Mensch? Die Schrift hat eine Historie von mehreren Tausend Jahren. Ziel war, die Schrift als zusätzliche Kommunikationsmöglichkeit einzusetzen; sich verständigen und austauschen können; verstanden werden; Informationen und Wissen zu teilen. Dieses grundlegende Ziel ist auch in der heutigen Zeit der Digitalisierung nicht anders. Die technologische Umsetzung jedoch schon. Der schriftliche Austausch findet auf verschiedensten Kanälen statt. Von gedruckter Literatur über eMails, WhatsApp Nachrichten zu Beiträgen in sozialen Medien.


Doch was bedeuten schriftlich verfasste Informationen für Verantwortliche im Bereich Sachverhaltsermittlung, Prüfung und Gutachten? Ein notwendiges Übel an Dokumentation? Mitnichten! Es ist die Kür. Leider wird diese oft nicht als das verstanden.


Professionalität durch strategische Instrumente


Sie finden sich als Verantwortlicher für Sachverhaltsermittlungen, Sonderprüfungen, Gutachten und Krisenmanager täglich in unvorhergesehenen, neuen Situationen. Nicht nur das Umfeld ist neu, oft auch die regulatorische Umgebung, die involvierten Parteien und nicht zu Letzt das interdisziplinäre Team.

Die bereits in einem früheren Beitrag erwähnten Soziogramme unterstützen Sie bei der Klärung verschiedenster Fragestellungen. Wie stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen richtig erfassen? Ihre Professionalität ist gefragt.


Ein mögliches strategisches Instrument oder Werkzeug ist aus meiner persönlichen Erfahrung als Expertin für Non-Compliance und Wirtschaftsdelikte klar das schriftliche Er- und Verfassen von Informationen und Wissen. Kurz: das Schreiben. Dies beobachte ich nicht nur bei mir selbst, sondern insbesondere auch bei meinen Kunden, die in Ihren Funktionen als Verwaltungsräte, Geschäftsleitungsmitglieder, Prüfer, Ermittler oder Sachverständige unterwegs sind.


Die 5 betroffenen Dimensionen


Das Schreiben beeinflusst insbesondere fünf im professionellen Umfeld wesentliche Dimensionen der Verantwortlichen.


Durch das Schreiben unterstützen wir den Denkprozess und erlangen einen anderen Level an Klarheit unserer Gedanken. Mögliches „Kreisen“ von wiederkehrenden Gedanken, Mustern und Glaubenssätzen können durchbrochen und eingeordnet werden.


Die Fantasie wird durch das Schreiben angeregt – die Kreativität erhöht. Dies hilft uns insbesondere bei schwierigen Ausgangslagen im Rahmen von Sachverhaltsermittlungen. Wir können diese aus verschiedenen Perspektiven betrachten. Ja, wir erlauben uns im Schreibprozess auch das unausgesprochene wiederzugeben. Gedanklich würden diese Informationen eher ausgeblendet, was die Untersuchung gefährdet.


Entscheidungen werden schreibend logischer herbeigeführt. Die bereits vorhin erwähnte Klarheit hilft uns, die Entscheidungsgrundlagen zusammenzutragen. In Sachverhaltsermittlungen ist diese Eigenschaft besonders wichtig. Wer entscheidet darüber, welcher Custodian oder welcher Suchbegriff bei der Erhebung relevanter Daten miteinbezogen wird? Wie kam diese Entscheidung zu Stande? Die schriftliche (schreibende) Herleitung steigert die Professionalität um ein Vielfaches. Und diese Professionalität ist unabdingbar.


Die Kunst der Führung liegt darin klare Aufträge zu verteilen. Mündlich? Möglich. Die schriftliche Formulierung unterstützt – wie in den vorher erläuterten Dimensionen – den Prozess. Auch hier werden Sie bereits selbst die Erfahrung gemacht haben und ein Repertoire an guten wie schlechten Beispielen nennen können. Die Auftragserteilung ist entscheidend in einem Umfeld, wo sich anhand neuer Informationen alles innert kürzester Zeit verändert.


Zu guter Letzt die Effizienz und Effektivität. Abgedroschene Begriffe? Mag sein. Ich bin ein grosser Fan davon und halte das Gegenteil ganz schlecht aus. Wer schreibt, ist klarer als jemand der nicht schreibt. Klarheit erhöht die Effizienz und Effektivität.


Wie beginne ich zu schreiben?


«Ich kann nicht schreiben». Das höre ich zu Beginn von jeder Sachverhaltsermittlung von mindestens einer der involvierten Parteien. Mag sein, dass dieser Glaubenssatz seit Jahren genährt wird und die Bereitschaft, Schreiben zu lernen nicht existiert. Schade. Alles eine Frage der Einstellung!


Dann gibt es jedoch auch noch die Kategorie derjenigen, die Schreiben wollen, sich aber nicht getrauen. Diese überlegen dann lange, wie sie am besten mit dem Schreiben beginnen. Einen Workshop suchen, buchen und absolvieren. Die Hemmschwelle ist zu hoch. Die Einstellung zur Thematik jedoch richtig.


Die Antwort ist simpel: tun. Konkret heisst das, sich jeden Tag wenige Minuten Zeit nehmen, in denen bewusst geschrieben wird. Nein, keine Mails beantworten. Zu einem Thema etwas schreiben, das aktuell bewegt, nur für sich. Vielleicht ist es eine Herausforderung, die Sie niederschreiben. Vielleicht aber auch, wofür Sie gerade dankbar sind. Achtung: Das tun Sie bitte mit Papier und Stift. Ihr Gehirn wird es Ihnen danken.


Ein paar Beispiele meiner Kunden, wie sie begonnen haben zu schreiben und somit ihre Schreibkompetenz erhöht haben:

- «Challenge Entry»: jeden Morgen 1 Challenge beschrieben.

- «Intention of the day»: Absichtserklärung an meinen Tag

- «Despite of ..:» Trotz allem bin ich dankbar für...


Die jeweilige Art des Schreibens ist sehr individuell und abhängig von der jeweiligen persönlichen Situation oder Lebensphase. Der eine benötigt das fast kämpferische «Despite of…» der andere eher die Absichtserklärung an den Tag.


Falls nun die Ausrede bereit liegt, keine Zeit zu haben: Persönlichkeiten wie Bill Gates und Sir Richard Branson schreiben. Auch sie haben 24 Stunden pro Tag zur Verfügung. Die Zeitverteilung ist wohl mit Abstand die fairste Verteilung an Ressourcen auf diesem Planeten.


Risiken und Nebenwirkung


Sie werden sehen, wie einfach Ihnen in Zukunft auch das schriftliche Verfassen von Informationen im beruflichen Kontext von der Hand geht. Sei es die Berichterstattung einer Sachverhaltsermittlung oder als Prüfer. Sie sind geübt, können Ihre Gedanken und Informationen in Worte verfassen und vor allem: Sie wissen, dass Sie es können.


Writing Matters

In dem Sinne, Ihre schreibende

Sonja Stirnimann


PS: Fragen zur Berichterstattung von Sachverhaltsermittlungen? Die weiteren Erfolgsfaktoren beleuchte ich im Rahmen des nächsten Beitrages - versprochen. Sie wollen nicht warten? Dann melden Sie sich einfach unter contact@structuul.ch. Denn, die Diskussionen beginnen bei jedem Bericht von Neuem und das können Sie als Verantwortlicher elegant abkürzen.

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